Skip to content
Snel en professioneel Binnen 24 uur op contract Kundige HR-adviseurs Maatwerk oplossingen
Man en vrouw geven elkaar high five op kantoor

Checklist voor succesvol backoffice uitbesteden: maak aannemen van personeel makkelijk(er)!

  • Blog
Leestijd: 3 minuten

Wil je jouw uitzendbureau backoffice uitbesteden? Dan durf je te groeien en heb je meer tijd voor het (ver)binden van de juiste kandidaten. Maar hoe zorg je ervoor dat de overgang naar het backoffice uitbesteden het gewenste resultaat oplevert? Een goede voorbereiding is het halve werk; bedenk van tevoren precies wat je wilt bereiken, wat je daarvoor nodig hebt en maak van jouw samenwerking een succesverhaal! In deze blog geven we je een handige checklist die jij kunt gebruiken om jouw backoffice uitbestedingstraject probleemloos én succesvol te laten verlopen.

Navigeer snel naar

Kies je payroll bedrijf zorgvuldig uit

Het begint bij het kiezen van een payroll bedrijf die past bij jouw organisatie of uitzendbureau. Hierbij is het belangrijk dat je let op de juiste certificeringen, risicoverdeling en ervaring van het payroll bedrijf. Kies een backoffice partij die jouw organisatie en behoeften écht begrijpt en relevante kennis heeft van de huidige wet- en regelgeving. Neem bijvoorbeeld persoonlijk contact op met verschillende bedrijven en leg jouw behoeften en vragen voor, om zo een weloverwogen keuze te maken.

Stappenplan

In 5 stappen een backoffice partij die bij je past

In jouw zoektocht naar een nieuwe passende backoffice partner moet je op veel zaken letten. Met dit stappenplan heb je alles in huis om een goede vergelijking te maken tussen verschillende aanbieders om zo jouw ideale backoffice partner te vinden.

  • Je wilt een betrouwbare partner aan je zijde
  • Je wilt een partner die in al jouw behoeften voorziet
  • Je wilt een partner die snel en adequaat handelt

Definieer duidelijke doelstellingen en communiceer je verwachtingen

Wat wil je precies bereiken met het backoffice uitbesteden? Heb je bijvoorbeeld voornamelijk interesse in een specifieke dienstverlening of heb je liever het gehele backoffice uitbestedingspakket? Denk hier van tevoren goed over na en communiceer deze doelen en verwachtingen duidelijk met jouw backoffice partner.

Stel een gedetailleerd samenwerkingscontract op

Voorkom verrassingen en/of misverstanden en stel vooraf een contract op dat alle aspecten van de samenwerking dekt. Dit moet de scope van het werk, verantwoordelijkheden, rapportagevereisten, service level agreements (SLA’s) en andere belangrijke details bevatten. Maak hierbij ook duidelijke afspraken over gegevensbescherming en beveiligingsmaatregelingen met je uitbestedingspartner om de gegevens van jou en jouw klanten te beschermen.

Zorg voor een naadloze integratie van kennis en technologie

Zorg ervoor dat de technologieën die jouw uitzendbureau gebruikt goed integreren met die van jouw backoffice partij. Dit verhoogt de efficiëntie. Daarnaast is het belangrijk dat je jouw organisatieprocessen en kennis gestructureerd overdraagt aan jouw backoffice partner. Documenteer hierbij belangrijke procedures en zorg dat de backoffice partij op de hoogte is van veranderingen binnen jouw bedrijf. Zo kunnen beide partijen hun kennis bundelen en het optimale resultaat behalen: efficiënt ondernemen en stappen maken!

Handen die iets uitleggen bij laptop met telefoon en notitieboek

Stel communicatierichtlijnen op en streef naar continue verbetering

Stel duidelijke communicatierichtlijnen op en plan regelmatig gesprekken in om de voortgang te bespreken, uitdagingen aan te pakken en aanpassingen aan te brengen indien nodig. Hoe presteert je backoffice partner over het algemeen? Worden de doelstellingen behaald?

Door regelmatig te evalueren streef je samen voortdurend naar verbetering en bereik je de optimale samenwerking.

Ga voor flexibiliteit en schaalbaarheid

Zorg ervoor dat de uitbestedingssamenwerking voldoende flexibel en schaalbaar is om aan veranderende behoeften en groei van jouw organisatie te voldoen. Kies voor een payroll bedrijf die met jouw behoeften en seizoensgebonden schommelingen meebeweegt. Zo kun je jouw personeel flexibel inzetten.

Maak afspraken over budgetbeheer binnen je organisatie

Houd altijd een scherp oog op de financiële aspecten van de uitbesteding, want naast efficiëntie en risicovermindering is kostenvermindering vaak ook één van de redenen om backoffice werkzaamheden uit te besteden. Controleer daarom regelmatig of het project binnen het budget blijft en of eventuele extra kosten goed worden beheerd.

Check? Op weg naar succes!

Zo. Dat waren de stappen die jij kunt ondernemen om backoffice uitbesteden tot een succes te maken! Het uitbesteden van jouw backoffice werkzaamheden kan je veel opleveren qua tijdswinst, risicovermindering en kwaliteitsverbetering, maar het vereist ook een zorgvuldige voorbereiding én uitvoering. Door deze checklist te volgen, zorg je ervoor dat jouw overgang naar backoffice uitbesteding zo soepel mogelijk verloopt en jouw organisatie optimaal kan profiteren van de voordelen van een backoffice partij. Op naar minder risico’s en meer groei!

Direct jouw backoffice uitbesteden?

Plan een afspraak in voor een gratis consult

Joël Knuijver
calendly

Benieuwd hoe jouw onderneming flexibel kan ondernemen? In een videocall bekijken wij samen hoe we jouw personeelszaken kunnen inrichten. Kies gerust een datum en tijdstip, dan spreken we elkaar snel!

Plan direct je afspraak

Joël Knuijver
Accountmanager

Lees meer over dit onderwerp:

Back To Top