Alles wat je moet weten over certificeringen in de uitzendbranche

Als uitzendbureau wil je laten zien dat jij je houdt aan wet- en regelgeving. En dat je het belangrijk vindt dat jouw uitzendkrachten ergens terechtkunnen bij een juridisch conflict. Je doet er om die reden goed aan om middels certificeringen je betrouwbaarheid aan te tonen. 

In dit blog lees je wat het belang van het hebben van certificeringen is, welke certificaten belangrijk zijn en waar je aan moet voldoen om ze te krijgen. Je dient tot slot van rekening aan een aantal criteria te voldoen.

Lees ook: Verplichte certificering wordt toelatingsstelsel? Alles wat je moet weten

Als uitzendondernemer wil je te allen tijde betrouwbaarheid en veiligheid uitstralen. Dit doe je door de nodige certificeringen te behalen, maar tevens ook bepaalde processen en verplichtingen van bijvoorbeeld de Belastingdienst na te leven.

Hieronder een opsomming van alle certificeringen én verplichtingen waar je als uitzendbureau mogelijk mee te maken krijgt:

Met het SNA-keurmerk (Stichting Normering Arbeid) wordt aangegeven dat een uitzendpartij voldoet aan de gestelde eisen in het SNA-schema.

Bedrijven met het SNA-keurmerk worden namelijk periodiek gecontroleerd op hun verplichtingen uit arbeid. Inleners en opdrachtgevers die samenwerken met NEN-gecertificeerde uitzendbureaus lopen minder risico om aansprakelijk gehouden te worden voor onder andere de loon- en omzetbelasting.

De SNA-norm is ontwikkeld voor Nederlandse en buitenlandse ondernemingen in Nederland die arbeid ter beschikking stellen en/of werk aannemen. Het keurmerk is er om risico’s van inleners van arbeid en opdrachtgevers van werk te beperken. Voor de verklaring van registratie wordt altijd geadviseerd te verwijzen naar deze pagina.

Om in aanmerking te komen voor het SNA-keurmerk moet je voldoen aan de gestelde eisen van de NEN 4400 norm. Deze bestaat uit twee delen. Voor in Nederland gevestigde uitzendbureaus geldt de NEN 4400-1. Is je uitzendbureau gevestigd in het buitenland, maar zend je wel uit op Nederlandse bodem dan moet je voldoen aan de eisen van de NEN 4400-2. In dit nieuwsbericht richten we ons enkel en alleen op de NEN 4400-1. Hierin staat beschreven aan welke verplichtingen uit arbeid je moet voldoen. Denk daarbij aan de juiste aangifte en afdracht van de loonbelasting, omzetbelasting en sociale verzekeringspremies. Het uitvoeren van identiteitscontroles van de uitzendkrachten en de controle of zij wel in Nederland mogen werken, om zo illegaliteit tegen te gaan. Daarnaast moeten de lonen en de vakantiebijslag boven het wettelijk vastgestelde minimum liggen.

Wanneer je het keurmerk eenmaal hebt behaald, krijg je ieder half jaar een controle om te checken of alles nog op orde is en je je nog steeds aan de regels houdt. Met een goede administratie toon je snel aan dat je aan de gestelde voorwaarden voldoet. En is de certificering snel vernieuwd. Het is ook handig om te weten dat er bedrijven zijn die alleen met uitzendbureaus willen samenwerken die het NEN 4400-1 keurmerk dragen. Dat maakt het niet alleen een mooie stok achter de deur om alle wet- en regelgeving te volgen, maar is het ook direct een uithangbord voor extra klanten.

De VCU certificering staat voor Veiligheid en Gezondheid (VG) Checklist Uitzendkrachten. Met dit bewijs laat je zien dat je veilig en gezond werken vooropstelt.

Hoewel het geen wettelijke verplichting is, is het wel verstandig om dit certificaat te halen. Zeker als jouw uitzendkrachten veel werken in een risicovolle omgeving. In de bouw en technische branche is een VCU-certificaat bijvoorbeeld (bijna) verplicht.

Het verkrijgen van deze certificering gaat alleen als je NEN-4400-1 gecertificeerd bent. Je dient verder ook alle vragen van de checklist van de VG positief te kunnen beantwoorden. Dit zijn vragen aangaande veiligheid, gezondheid en milieu.

Werk je als uitzendbureau specifiek in de transportbranche? Dan dien je een ‘aanwijzingsbeschikking’ aanvragen bij het Kiwa Register.

Chauffeurs in het beroepsgoederenvervoer moeten altijd een werkgeversverklaring bij zich dragen. Dit is het bewijs dat de chauffeur een arbeidsovereenkomst heeft met ondernemer met een geldige vergunning voor het beroepsvervoer. De chauffeur krijgt dan een ‘verklaring ter beschikkingstelling’ mee om onderweg te kunnen tonen bij controle.

Goed om te weten is dat in het Kiwa Register de uitzendbureaus staan die door de minister van Infrastructuur en Waterstaat zijn aangewezen om uitzendkrachten in het beroepsvervoer bemiddelen.

Mocht je als uitzendondernemer zelf de verloning van uitzendkrachten doen én je backoffice niet uitbesteden, dan moet je loonheffing afdragen aan de Belastingdienst. Om de opdrachtgevers te verzekeren dat jij dit keurig ieder kwartaal doet, kun je een WKA-verklaring (Wet Keten Aansprakelijkheid) aanvragen.

De Belastingdienst verstrekt dan eenmaal in de 3 maanden een verklaring dat jij aan je betalingsverplichtingen hebt voldaan. Deze verklaring toont aan dat het bedrijf alle omzetbelasting en loonheffingen over de voorgaande periode heeft betaald.

Voor afdrachten van loonbelasting en sociale premies wordt vaak gewerkt met een zogenaamde G-rekening. Een G-rekening is een geblokkeerde rekening die de opdrachtgever de zekerheid geeft dat je bent gevrijwaard van aansprakelijkheid voor betaling van loonbelasting en sociale premies.

Als jij zorgt dat minimaal 30 procent van het factuurbedrag op de G-rekening wordt gestort, ben jij gelijk ook gevrijwaard van aanslagen achteraf.

Daarnaast is het aan te raden om je aan te sluiten bij de ABU of de NBBU. Je wilt tot slot van rekening dat uitzendkrachten vanaf dag 1 recht hebben op een inlenersbeloning. Dat betekent eigenlijk dat uitzendkrachten dezelfde arbeidsvoorwaarden (loon, atv, toeslagen, kostenvergoedingen, loonsverhoging en periodieken) hebben als vaste collega’s. Het is geen vereiste om lid te zijn van een van deze twee bonden. Maar het getuigt wel van professionaliteit en betrouwbaarheid. En ook al ben je geen lid van de ABU of NBBU, je bent alsnog verplicht om de cao te volgen. De cao is tenslotte algemeen verbindend verklaard.

Wil je een betrouwbare start maken met jouw uitzendbureau? Zorg er dan voor dat je aan de nodige verplichtingen voldoet en de nodige certificeringen behaalt. Uiteraard kunnen we ons erg goed voorstellen dat je hier zelf niet alle tijd en kapitaal voor hebt. Het is tot slot van rekening een arbeidsintensief én dure kwestie. Gelukkig voldoet onze organisatie wel aan de nodige verplichtingen en certificaten. Bij DIRECT Payrolling & Staffing hebben we het bieden van hoge kwaliteit in alle opzichten hoog in ons vaandel staan. Dit uit zich uiteraard in de diensten die we aanbieden, maar ook in de kwaliteitskeurmerken, zoals een lidmaatschap bij de NBBU en een registratie bij de NEN-4400-1.

Overweeg je je backoffice activiteiten uit te besteden, dan doe je er goed aan om mee te liften op onze betrouwbaarheid. Alles voor de goede zorgen van jouw flexpersoneel.