Backoffice uitbesteden: dit is waarom het een goed idee is
Het vinden én het in dienst nemen van nieuwe medewerkers is wellicht een intensiever traject dan dat je van te voren denkt. Naast een té krappe arbeidsmarkt met de nodige werving- & selectie uitdagingen, krijg je in het administratieve traject daarna ook nog eens te maken met verschillende cao’s (afhankelijk van de branche waarin de medewerker werkt), wet- en regelgeving, risico’s zoals ziekte of arbeidsongeschiktheid, pensioenregelingen en het maandelijks uitbetalen van de medewerker.
Kortom: een hoop stappen die doorlopen moeten worden bij het vlekkeloos aan het werk zetten van een nieuwe medewerker. Ondersteuning bij het invullen van vacatures én ontzorgd worden in de gehele administratieve, juridische en financiële afhandeling, kan dan wenselijk zijn. In dit blog leggen we je uit wat backoffice uitbesteden voor uitzendbureaus inhoudt, wat de voor- en nadelen zijn en hoeveel zo’n backoffice partij nou eigenlijk echt kost.
Wat betekent backoffice uitbesteden?
Kies je voor het uitbesteden van jouw backoffice activiteiten, dan kies je waarschijnlijk voor een helpende partner gedurende heel het proces van het vinden tot aan het in dienst nemen van jouw medewerker. De backoffice is een belangrijk onderdeel van iedere (startende) uitzendbureau. Backoffice betekent eigenlijk: administratieve, juridische én financiële werkzaamheden. Bij personeelszaken uitbesteden uit dat zich in het opmaken van een goed contract (die voldoet aan de cao én wet- en regelgeving), het op contract zetten van een medewerker, het voorfinancieren van het salaris, de uitbetaling van het salaris en het afdekken van alle mogelijke werkgeversrisico’s (zoals ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid).
Uitzendbureau starten? Denk aan deze zaken
Om jouw uitzendbureau ook echt succesvol te laten zijn, doe je er goed aan om stapsgewijs dingen op een rij te zetten. DIRECT helpt verder. In de gids lees je:
Hoe werkt het uitbesteden van de backoffice?
Met backoffice hulp ga je een samenwerking aan met een backoffice partij. Alle kennis en expertise wordt dan toegepast zodat je snel een medewerker vindt voor de openstaande vacature. En natuurlijk zodat deze medewerker (nog binnen 24 uur) aan de slag kan.
Om je een voorbeeld te geven, het proces bij DIRECT Payrolling & Staffing is eigenlijk vrij simpel:
Wat zijn de voor- en nadelen van het uitbesteden van de backoffice?
Bij jouw keuze voor een backoffice partner, is het verstandig om te kijken naar welke taken uit handen worden genomen en welke zaken je zelf moet blijven doen.
De voordelen van uitbesteden backoffice voor uitzendbureaus
Directe voordelen backoffice waar jij als intermediair gebruik van kunt maken zijn:
1. Netwerk van potentiële kandidaten
Ondersteuning bij de werving en selectie nodig? Via speciale CRM-software is het mogelijk om vacatures te publiceren. Door het grote bereik van een backoffice partij is het mogelijk om snel de juiste match te maken.
2. Kennis en kunde
Eenmaal de flexwerker gevonden, is het handig om een goede arbeidsovereenkomst op te stellen. Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de geldende cao’s en relevante wet- en regelgeving. Bij een backoffice partner werken specialisten op dit gebied en adviseren daarom graag.
3. Risicoloos ondernemen
Een medewerker in dienst nemen gaat gepaard met financiële en juridische risico’s. Denk hierbij aan de lonen die vooraf moeten worden gefinancierd. Of bijvoorbeeld het risico dat een medewerker ziek wordt óf een arbeidsconflict op loopt. De backoffice partij is in dat geval vaak de risicodrager.
4. Gecertificeerde betrouwbare partner
De uitzendbranche kent verschillende certificeringen die jouw uitzendbureau betrouwbaar verklaren. Denk hierbij aan een NEN 4400-1 certificering en het SNA-keurmerk. Opdrachtgevers verwachten dat je aan deze eisen voldoet zodat zij zekerheid hebben. Zekerheid dat de verplichtingen uit arbeid worden nageleefd en de risico’s op keten- en inlenersaansprakelijkheid worden beperkt. Maar zo’n certificering krijg je niet zomaar. Een backoffice partner heeft hier waarschijnlijk al veel tijd en energie in gestoken. Jij kunt hier zo op mee liften.
De nadelen van het uitbesteden van je backoffice
1. Je besteedt een deel van jouw onderneming uit
Je personeel is je grootste goed. Maar ook de opdrachtgever waar je voor werft. Je wilt een betrouwbaar gevoel overbrengen. Echter kan het heel goed uitpakken, want bij de juiste partner keuze kan het juist in je voordeel werken.
2. Uitbesteden kost geld
Het kan zijn dat je twijfelt omdat het uitbesteden van je backoffice als een kostenpost gezien wordt. Maak voor jezelf altijd de berekening. Maar kijk ook goed naar wat je ervoor terugkrijgt, want wat ben je zelf kwijt aan tijd als je het contractbeheer én salarisadministratie moet doen? En hoeveel kost de aanschaf van geavanceerder softwarepakketten als je dit zelf moet doen?
Wat kost het uitbesteden van backoffice?
Het uitbesteden van je backoffice hoeft niet als kostenpost gezien te worden. Je kunt het ook zien als een (tijds)investering. Tel alle factoren bij elkaar op, dan kom je al snel bij de conclusie dat het uitbesteden loont. Alle backoffice dienstverleners baseren hun tarief op een zogeheten kostprijsfactor. Wanneer je backoffice dienstverleners voor uitzendbureaus met elkaar gaat vergelijken, let dan goed op wat wel of niet inbegrepen is in dit backoffice tarief.
Waarom toch je backoffice uitbesteden?
Het uitbesteden van je backoffice heeft vele voor- en nadelen. Uiteraard is het altijd spannend om je personeel uit te besteden, echter heeft het meer voor dan nadelen. Kort samengevat maak je gebruik van:
Plan een afspraak in voor een gratis consult
Benieuwd hoe jouw onderneming flexibel kan ondernemen? In een videocall bekijken wij samen hoe we jouw personeelszaken kunnen inrichten. Kies gerust een datum en tijdstip, dan spreken we elkaar snel!
Joël Knuijver
Accountmanager
