Backoffice uitbesteden: dit is waarom het een goed idee is

Het vinden én het in dienst nemen van nieuwe medewerkers is wellicht een intensiever traject dan dat je van te voren denkt. Naast een té krappe arbeidsmarkt met de nodige werving- & selectie uitdagingen, krijg je in het administratieve traject daarna ook nog eens te maken met verschillende cao’s (afhankelijk van de branche waarin de medewerker werkt), wet- en regelgeving, risico’s zoals ziekte of arbeidsongeschiktheid, pensioenregelingen en het maandelijks uitbetalen van de medewerker.

Kortom: een hoop stappen die doorlopen moeten worden bij het vlekkeloos aan het werk zetten van een nieuwe medewerker. Ondersteuning bij het invullen van vacatures én ontzorgd worden in de gehele administratieve, juridische en financiële afhandeling, kan dan wenselijk zijn. In dit blog leggen we je uit wat backoffice uitbesteden voor uitzendbureaus inhoudt, wat de voor- en nadelen zijn en hoeveel zo’n backoffice partij nou eigenlijk echt kost.

Kies je voor het uitbesteden van jouw backoffice activiteiten, dan kies je waarschijnlijk voor een helpende partner gedurende heel het proces van het vinden tot aan het in dienst nemen van jouw medewerker. De backoffice is een belangrijk onderdeel van iedere (startende) uitzendbureau. Backoffice betekent eigenlijk: administratieve, juridische én financiële werkzaamheden. Bij personeelszaken uitbesteden uit dat zich in het opmaken van een goed contract (die voldoet aan de cao én wet- en regelgeving), het op contract zetten van een medewerker, het voorfinancieren van het salaris, de uitbetaling van het salaris en het afdekken van alle mogelijke werkgeversrisico’s (zoals ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid).

Met backoffice hulp ga je een samenwerking aan met een backoffice partij. Alle kennis en expertise wordt dan toegepast zodat je snel een medewerker vindt voor de openstaande vacature. En natuurlijk zodat deze medewerker (nog binnen 24 uur) aan de slag kan.

Om je een voorbeeld te geven, het proces bij DIRECT Payrolling & Staffing is eigenlijk vrij simpel:

Bij jouw keuze voor een backoffice partner, is het verstandig om te kijken naar welke taken uit handen worden genomen en welke zaken je zelf moet blijven doen.

1. Je besteedt een deel van jouw onderneming uit

Je personeel is je grootste goed. Maar ook de opdrachtgever waar je voor werft. Je wilt een betrouwbaar gevoel overbrengen. Echter kan het heel goed uitpakken, want bij de juiste partner keuze kan het juist in je voordeel werken.

2. Uitbesteden kost geld

Het kan zijn dat je twijfelt omdat het uitbesteden van je backoffice als een kostenpost gezien wordt. Maak voor jezelf altijd de berekening. Maar kijk ook goed naar wat je ervoor terugkrijgt, want wat ben je zelf kwijt aan tijd als je het contractbeheer én salarisadministratie moet doen? En hoeveel kost de aanschaf van geavanceerder softwarepakketten als je dit zelf moet doen?

Het uitbesteden van je backoffice hoeft niet als kostenpost gezien te worden. Je kunt het ook zien als een (tijds)investering. Tel alle factoren bij elkaar op, dan kom je al snel bij de conclusie dat het uitbesteden loont. Alle backoffice dienstverleners baseren hun tarief op een zogeheten kostprijsfactor. Wanneer je backoffice dienstverleners voor uitzendbureaus met elkaar gaat vergelijken, let dan goed op wat wel of niet inbegrepen is in dit backoffice tarief.