5 meest voorkomende fouten gemaakt door een backoffice partij

Of je nu een starter bent of al langere tijd in het vak zit, voor iedereen geldt waarschijnlijk hetzelfde. Je wilt je als uitzender vooral bezighouden met datgene waar je goed in bent en wat je leuk vindt: het matchen van kandidaten aan mooie opdrachten. We zien dat het aantal uitzendbureaus dat hun backoffice uitbesteedt al jaren erg snel groeit. Het is steeds meer geaccepteerd dat je als uitzendbureau je backoffice uitbesteedt. En dat is misschien maar goed ook: het scheelt je vaak veel tijd, geld en frustraties. Tenminste, zo zou het moeten… 

Want waar outsourcen tegenwoordig normaal is geworden binnen de sector zien we dat veel backoffice partijen vooralsnog cruciale fouten maken. Fouten die jij je als hardwerkend uitzendbureau niet kunt permitteren. In dit blog staan we stil bij de 5 meest voorkomende fouten gemaakt door backoffice partijen. Je leest waar je op moet letten en wat je dient te doen wanneer de fouten niet meer toelaatbaar zijn.

Een van de belangrijkste aandachtspunten van een backoffice partner zou moeten zijn: een correcte én tijdige verloning van medewerkers en de juiste uitbetaling van jouw periodieke marge. Je zou denken dat dit onderwerp, als kerntaak van een backoffice partner, toch standaard goed zou moeten gaan? Jouw uitzendkrachten zijn niet alleen voor je opdrachtgevers belangrijk, maar ook zeker heilig voor jezelf. Want gaat een medewerker door onvrede weg, dan is al het werk vanaf de werving en selectie helemaal voor niets geweest. Je verwacht op z’n minst van een backoffice partij dat zij zich ontfermen over het hele proces van het verlonen van medewerkers. Het begint bij het correct inschrijven van een medewerker in de HR-software, de juiste loonstroken (incl. correcte gegevens) opmaken en uitdraaien en zorgen dat de uitzendkracht zijn salaris tijdig ontvangt. Uiteraard geldt dit ook voor vakantiegelden en andere additionele uitbetalingen.

De derde meest voorkomende fout die gemaakt wordt door backofficebedrijven, is het feit dat er gesproken wordt van een ‘all-in kostprijsfactor’ en ‘maatwerkoplossingen’ en deze in realiteit alles behalve inclusief en op maat zijn. Wie A zegt moet ook B doen. Weet jij eigenlijk wat een ‘all-in’ factor precies inhoudt en wat jouw huidige backoffice partner hiermee bedoelt?

De term ‘all-in’ factor kan misleidend zijn. Niet elke backoffice partij verstaat onder de term ‘all-in’ hetzelfde. Het is dan ook raadzaam om na te gaan of deze ‘all-in factoren’ onder alle voorwaarden van toepassing zijn. Aan de hand van onderstaande vragen krijg je al een stuk meer duidelijkheid over de daadwerkelijke situatie:

Een van de redenen waarom je waarschijnlijk een backoffice partij hebt gevraagd je te helpen, is omdat je zelf weinig kennis (en tijd) hebt van wet- en regelgeving. HR en personeel contracteren is niet zomaar wat. Daarnaast verandert de Nederlandse arbeidsmarkt continu. Wetten, regels, cao’s of certificaten. Als jij personeel verloont, moet alles altijd up-to-date zijn. Niet alleen je papieren, maar ook de kennis van je medewerkers. Een backoffice-partner neemt dit van je over, zodat jij gebruik kan maken van zowel hun kennis als de benodigde papieren.