skip to Main Content
Snel en professioneel Binnen 24 uur op contract Kundige HR-adviseurs Maatwerk oplossingen
5 meest gemaakte fouten

5 meest voorkomende fouten gemaakt door een backoffice partij

Laatste update op 3 mei 2022 om 07:44 am
Leestijd: 5 minuten

Of je nu een starter bent of al langere tijd in het vak zit, voor iedereen geldt waarschijnlijk hetzelfde. Je wilt je als uitzender vooral bezighouden met datgene waar je goed in bent en wat je leuk vindt: het matchen van kandidaten aan mooie opdrachten. We zien dat het aantal uitzendbureaus dat hun backoffice uitbesteedt al jaren erg snel groeit. Het is steeds meer geaccepteerd dat je als uitzendbureau je backoffice uitbesteedt. En dat is misschien maar goed ook: het scheelt je vaak veel tijd, geld en frustraties. Tenminste, zo zou het moeten… 

Want waar outsourcen tegenwoordig normaal is geworden binnen de sector zien we dat veel backoffice partijen vooralsnog cruciale fouten maken. Fouten die jij je als hardwerkend uitzendbureau niet kunt permitteren. In dit blog staan we stil bij de 5 meest voorkomende fouten gemaakt door backoffice partijen. Je leest waar je op moet letten en wat je dient te doen wanneer de fouten niet meer toelaatbaar zijn.

Fout 1. Foutieve verloning van medewerkers

Een van de belangrijkste aandachtspunten van een backoffice partner zou moeten zijn: een correcte én tijdige verloning van medewerkers en de juiste uitbetaling van jouw periodieke marge. Je zou denken dat dit onderwerp, als kerntaak van een backoffice partner, toch standaard goed zou moeten gaan? Jouw uitzendkrachten zijn niet alleen voor je opdrachtgevers belangrijk, maar ook zeker heilig voor jezelf. Want gaat een medewerker door onvrede weg, dan is al het werk vanaf de werving en selectie helemaal voor niets geweest. Je verwacht op z’n minst van een backoffice partij dat zij zich ontfermen over het hele proces van het verlonen van medewerkers. Het begint bij het correct inschrijven van een medewerker in de HR-software, de juiste loonstroken (incl. correcte gegevens) opmaken en uitdraaien en zorgen dat de uitzendkracht zijn salaris tijdig ontvangt. Uiteraard geldt dit ook voor vakantiegelden en andere additionele uitbetalingen.

Veelvuldig gemaakte fouten

  • Verkeerde gegevens op officiële documentatie
  • Verkeerde looncomponenten zichtbaar op een loonstrook
  • Verwarring van uitbetaling van medewerkers
  • Medewerkers die helemaal geen salarisuitbetaling krijgen
  • Medewerkers die niet conform cao of inlenersbeloning worden verloond

Checklist: Past mijn huidige backoffice partner nog bij me?

De wereld van flex is veranderd: Het zou op dit punt van jouw ondernemersavontuur weleens interessant kunnen zijn om je huidige leveranciers onder de loep te nemen. Deze gratis checklist helpt je daarbij.

Checklist - Past jouw backoffice partner nog bij je?
  • Ben je nog steeds tevreden met je backoffice partner?
  • Hoe kritisch ben jij tegenover je backoffice partner?
  • Kan het makkelijker en sneller met een andere partner?

Fout 2. Slechte service en bereikbaarheid

En als je dan al hebt gekozen om een externe HR-partner in de arm te staan, dan mag je op z’n minst verwachten dat je de juiste service verleend krijgt. Dat je bij vragen altijd even kunt bellen om te sparren. Of dat je ervanuit kunt gaan dat je wijzigingen in administratie binnen mum van tijd worden opgepakt. Maar helaas… In de praktijk zien we dat veel backoffice partijen enorm slecht bereikbaar zijn. Lange wachtrijen, geen gehoor of geen bevestiging na ontvangst van een administratieve mutatie. Als uitzender weet jij als geen ander dat je het ene moment meer inschrijvingen te verwerken hebt dan het andere moment. Je verwacht dan dat jouw backoffice partner hierin kan meebewegen.

Een goede tip

Zorg ervoor dat je bij aanvang van een samenwerking al heel duidelijk kenbaar maakt wat jouw doelen en ambities zijn. Verwachtingsmanagement en timemanagement zijn key. Zorg ervoor dat jouw backoffice partij op één lijn ligt met jouw verwachtingen en eventueel tijd reserveert om extra werkzaamheden op te pakken indien nodig.

Fout 3. Geen maatwerkoplossingen

De derde meest voorkomende fout die gemaakt wordt door backofficebedrijven, is het feit dat er gesproken wordt van een ‘all-in kostprijsfactor’ en ‘maatwerkoplossingen’ en deze in realiteit alles behalve inclusief en op maat zijn. Wie A zegt moet ook B doen. Weet jij eigenlijk wat een ‘all-in’ factor precies inhoudt en wat jouw huidige backoffice partner hiermee bedoelt?

De term ‘all-in’ factor kan misleidend zijn. Niet elke backoffice partij verstaat onder de term ‘all-in’ hetzelfde. Het is dan ook raadzaam om na te gaan of deze ‘all-in factoren’ onder alle voorwaarden van toepassing zijn. Aan de hand van onderstaande vragen krijg je al een stuk meer duidelijkheid over de daadwerkelijke situatie:

  • In hoeverre ben in een samenwerking aansprakelijk voor bepaalde zaken?
  • Is het bruto uurloon (exclusief atv/adv toeslag) van de medewerker, vermenigvuldigd met de factor, mijn totale inkooptarief of komen hier nog extra kosten bij?
  • Zijn er overige verborgen kosten?

Meer over maatwerkoplossingen

Kijken we naar maatwerkoplossingen, dan spreken we vaak van een cryptisch container begrip. Want hoe maatwerk is een all-in kostprijsfactor nou precies? Ieder uitzendbureau heeft zijn of haar unieke wensen en behoeften. De een vindt het belangrijk dat er kennis aanwezig is van het plaatsen van arbeidsmigranten, terwijl anderen juist mogelijk hulp nodig hebben bij ziekteverzuim. Vraag daarom altijd goed na wat de smaken binnen de algehele dienstverlening zijn en overleg in hoeverre hier een maatwerkoplossing van kan worden gemaakt.

Fout 4. Nalatigheid in wet- en regelgeving

Een van de redenen waarom je waarschijnlijk een backoffice partij hebt gevraagd je te helpen, is omdat je zelf weinig kennis (en tijd) hebt van wet- en regelgeving. HR en personeel contracteren is niet zomaar wat. Daarnaast verandert de Nederlandse arbeidsmarkt continu. Wetten, regels, cao’s of certificaten. Als jij personeel verloont, moet alles altijd up-to-date zijn. Niet alleen je papieren, maar ook de kennis van je medewerkers. Een backoffice-partner neemt dit van je over, zodat jij gebruik kan maken van zowel hun kennis als de benodigde papieren.

Een mooi voorbeeld: de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)

Zo is, bijvoorbeeld begin 2020 de WAB (Wet arbeidsmarkt in balans) van kracht geworden. Dit had heel wat voeten in de aarde binnen de wereld van flexibele arbeid, maar ook cao’s wijzigen regelmatig. Als uitzendbureau moet je deze wijzigingen goed in de gaten houden en hierbij rekening houden met je verloning en contracten. Het ene backofficebureau doet dit beter dan het andere.

Fout 5. Onbetrouwbaar en niet gecertificeerd

Het laatste onderwerp is er één waarvan je denkt dat het een hygiëne factor zou zijn. Helaas, in praktijk blijkt ook het punt van betrouwbaarheid en het hebben van de nodige certificeringen eentje die vergeten wordt. Met certificeringen en verklaringen ben je ervan verzekerd dat je werkt met een professionele en betrouwbare partner. Check daarom altijd of de backoffice partij wel is aangesloten bij een brancheorganisatie, zoals bijvoorbeeld de NBBU of de ABU. Maar let ook op of er NEN-4400-1 certificering aanwezig is. Dit is een nationale norm die eisen stelt aan Nederlandse bedrijven met betrekking tot de afdracht van belastingen en sociale premies.

Andere certificeringen die belangrijk zijn, zijn de volgende:

  • SNA-keurmerk
  • G-rekening
  • WKA-verklaringen

Wist je dat..

..de WKA-verklaringen iedere drie maanden vernieuwd moeten worden? De Belastingdienst stuurt bij correctieafdrachten iedere drie maanden een nieuwe verklaring toe. Dit dient dus altijd up-to-date te zijn.

Op zoek naar een robuuste en betrouwbare partner?

De HR-experts van DIRECT Payrolling & Staffing schieten je graag te hulp als het gaat om jouw HR-uitdagingen.

  • Meer dan 12 jaar kennis en kunde
  • Binnen 24 uur op contract
  • Contracten beschikbaar in diverse EU-talen
Plan direct je afspraak

Joël Knuijver
Accountmanager

Joël Knuijver
calendly
Back To Top