Zorg voor een soepele en veilige terugkeer naar kantoor!

De tijden van kantoren waar alle medewerkers dagelijks van negen tot vijf aanwezig waren, lijken in de post corona periode definitief achter ons te liggen: één of meerdere dagen thuiswerken is onderdeel geworden van het ‘nieuwe normaal’. Dat neemt echter niet weg dat veel werknemers de komende weken na langdurige afwezigheid, deels door corona en deels door vakantie, weer terugkeren naar kantoor.

Hoe laat je als bedrijf die terugkeer zo soepel en veilig mogelijk verlopen? DIRECT Payrolling & Staffing zet de nodige tips op een rijtje.

Zolang er nog geen vaccin is, blijft de regel van kracht dat je ook op de werkvloer anderhalve meter afstand dient te houden. Laat medewerkers als dat kan dan ook (deels) thuiswerken en probeer de werktijden voor medewerkers die wel aanwezig moeten zijn zoveel mogelijk te spreiden. Tijdens hun werk ben je als werkgever verantwoordelijk voor de gezondheid van je medewerkers. Zorg er dus voor dat het op de werkvloer niet dermate vol wordt dat de regel van anderhalve meter afstand niet meer gehandhaafd kan worden.

Heb je medewerkers die om op hun werk te komen afhankelijk zijn van het openbaar vervoer? Houd er dan bij het inplannen van vergaderingen en andere afspraken rekening mee dat reizen in de drukke spits (sowieso tot 1 september) ten strengste wordt afgeraden. Zolang er nog geen vaccin is, blijft het algemene advies drukke treinen, trams en bussen zoveel mogelijk te mijden. Plan afspraken dan ook zoveel mogelijk in op de rustige tijdstippen.

Blijf bij de inrichting van de werkruimtes rekening houden met de regel van anderhalve meter afstand, geef looproutes aan en zorg ervoor dat alle ruimtes waar je medewerkers zich ophouden optimaal geventileerd worden. In kantoren zijn mondkapjes niet verplicht, ook niet voor klanten die op bezoek komen, maar als je samen met je medewerkers tot de conclusie komt dat het dragen van een niet-medisch mondkapje nodig is, is daar vanzelfsprekend niets op tegen. Om het risico op besmettingen tot een minimum te beperken, is het aan te raden klanten duidelijk te maken dat ze uitsluitend op afspraak op bezoek kunnen komen.

Als werkgever mag je medewerkers niet dwingen een commerciële coronatest te ondergaan, ook niet wanneer ze terugkeren van een vakantie in een land of regio met een negatief reisadvies. Wat wel is toegestaan, is de (bedrijfs)arts een coronatest laten afnemen. De arts deelt de uitslag vervolgens alleen met de werknemer. Werknemers hoeven hun werkgever niet te vertellen dat ze corona hebben. Je mag als werkgever officieel niet eens vragen naar de aard en oorzaak van iemands ziekte. Vertelt de werknemer uit eigen beweging dat hij of zij corona heeft, dan mag die informatie bovendien niet vastgelegd worden. Alleen de arbodienst en bedrijfsarts mogen medische gegevens vastleggen en verwerken. Vermoeden of constateren zij corona bij een medewerker, dan geven ze dat met spoed door aan de regionale GGD. Indien nodig neemt de GGD contact op met de werkgever voor het nemen van passende maatregelen.

Uiteraard kan er tussen werkgever en werknemer een conflict ontstaan over de terugkeer naar kantoor, of over de omstandigheden waaronder dat gebeurt. Voor je het goed en wel in de gaten hebt, raak je verzeild in een slepend juridisch conflict waarvan, op de advocaten na, helemaal niemand beter wordt. Om dreigende conflicten te vermijden, niet alleen met medewerkers, maar bijvoorbeeld ook met marktpartijen die hun financiële pijn bij jou willen parkeren, heeft de KvK een handig stappenplan opgesteld. Verplichte kost voor werkgevers die geen zin hebben in een gang naar de rechter!

Laat medewerkers bij terugkeer op kantoor duidelijk merken dat je oprecht geïnteresseerd in ze bent. Kijk samen met ze terug op de periode van afwezigheid en neem vooral tijdens de eerste werkdagen de tijd om stil te staan bij de ‘herstart’. Informeer bijvoorbeeld naar wat ze de komende tijd eventueel van jou en het bedrijf verwachten en of er bepaalde zaken spelen waar ze tegenop zien. Wanneer er door de crisis een en ander veranderd is op de werkvloer, kan dat vooral in het begin een negatieve invloed op medewerkers hebben. Blijf aandacht aan ze besteden en voorkom vooral dat de werkdruk te hoog oploopt. Dat leidt tenslotte alleen maar tot een toename van het aantal ziekmeldingen.

En wellicht nog altijd het allerbelangrijkste: de algehele hygiëne. Het is al maanden een hot topic, maar nog altijd net zo belangrijk. De corona-epidemie heeft ervoor gezorgd dat het wassen van handen, houden van gepaste afstand en het opruimen van een werk- en/of leefomgeving nog belangrijker is geworden. Keer op keer bewijzen studies dat handen wassen een van de belangrijkste maatregelen is om de verspreiding van infectieziektes te bestrijden. Geen overbodige luxe dus als je bedenkt dat zo’n 80% van alle besmettingen louter via de handen wordt overgedragen. Zorg er daarom als werkgever voor dat de werkvloer voldoet aan de hygiëne eisen, maar dat er ook voldoende hand desinfectie beschikbaar is om zo het personeel te stimuleren de hygiëne hoog te houden.

Kom in contact met ons experts en laat je adviseren.