VUCA. Waar staat het voor en wat kunnen we ermee?

Tot voor kort had vrijwel niemand in Nederland nog van het in Amerika al langere tijd volledig ingeburgerde begrip ‘VUCA world’ gehoord. De laatste jaren duikt de term ook hier steeds vaker op. VUCA, een afkorting van Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous, staat voor de wereld van vandaag: de snel veranderende omgeving waarin we met z’n allen leven en werken. Die veranderingen gaan niet alleen sneller, maar zijn ook steeds moeilijker te voorspellen

De term VUCA is geen vondst van een of andere managementgoeroe, maar afkomstig uit het Amerikaanse leger. Met VUCA omschreven de generaals de wereld van na de Koude Oorlog. In die wereld kwamen de bedreigingen niet langer automatisch achter het IJzeren Gordijn vandaan, maar lagen ze werkelijk overal op de loer. Die situatie vroeg uiteraard om een nieuwe manier van denken en vereiste een grotere mate van flexibiliteit.

V&D, BlackBerry en Nokia

Met andere woorden: in een snel veranderende, onzekere en complexe VUCA wereld is het voor ondernemers steeds moeilijker om vooruit te plannen: meerjarenplannen zijn tegenwoordig vaak in het eerste jaar al achterhaald. Ondernemers die niet snel en adequaat genoeg inspelen op de veranderingen, dreigen dan ook het onderspit te delven. Kijk in dat kader maar eens naar V&D, het warenhuis dat omviel omdat er niet snel genoeg op de digitalisering geacteerd werd. Andere bekende voorbeelden van bedrijven die zich in deze VUCA wereld niet wendbaar genoeg toonden en zwaar in de problemen kwamen, zijn onder andere Nokia en BlackBerry.

Geen eenduidige oplossing

Helaas is een eenduidige oplossing voor de problemen die in de huidige VUCA wereld op het bedrijfsleven afkomen niet zomaar voorhanden. Door schade en schande wijs geworden, zijn er inmiddels binnen steeds meer bedrijven wel allerlei richtlijnen opgesteld waaraan ze zich vasthouden om zo goed mogelijk op de snelle en onverwachte veranderingen van deze tijd in te spelen. Op die manier proberen ze, ook in plotseling opdoemende tijden van crisis, zonder al te grote problemen te overleven.

Visie en kaders

Zoals gezegd zijn planningen voor de lange termijn vrijwel nutteloos. Veel verstandiger is het dan ook om een duidelijke visie met helder omlijnde kaders op te stellen waarbinnen jij en je bedrijf je op de kortere termijn met de nodige wendbaarheid kunnen bewegen. Dat geeft je in ieder geval nog enige houvast voor de toekomst. Door vallen en opstaan achterhaal je wat er voor jouw organisatie zou kunnen werken en wat niet. Het is meer dan ooit zaak om met nieuwe technologieën te experimenteren en daarbij aanvaardbare risico’s te nemen.

Vastleggen processen en protocollen

Omdat structuur ook in deze situatie van groot belang is, verdient het aanbeveling daarnaast zoveel mogelijk processen en protocollen binnen je bedrijf vast te leggen. Niet als een eenmalige exercitie, maar zodanig dat er na periodieke toetsingen aanpassingen op wensen, eisen en werkzaamheden mogelijk zijn. Daarnaast is het raadzaam om alle risico’s die je eventueel aan de horizon ziet opdoemen in kaart te brengen. Neem daar, uiteraard zover dat mogelijk is, alvast maatregelen op. Zo maakt slimme software, denk aan systemen voor document- en risicomanagement, overleven in de VUCA wereld een stuk gemakkelijker.

Economische en geopolitieke schade

Veranderingen waarmee bedrijven en organisaties in deze woelige periode te maken hebben of nog te maken krijgen, zijn onder andere een zich terugtrekkende overheid waardoor er een steeds groter beroep wordt gedaan op de zelfredzaamheid van ondernemers, onverwachte concurrentie die klassieke structuren van markten en industrieën onder druk zet, en politieke instabiliteit die tot steeds grotere economische en geopolitieke schade leidt. En dan hebben we het voor het gemak nog niet eens de toenemende vluchtelingenstromen, de klimaatverandering en de steeds grotere invloed van sociale media die bedrijven en hun bestuurders kunnen maken en breken.

Decentralisatie zorgt voor wendbaarheid

In die wereld blijkt centrale sturing voor het bedrijfsleven alsmaar minder goed uit te pakken. De roep om co-leiderschap, om binnen organisaties op een gelijkwaardige manier sámen naar een bepaald punt aan de horizon te werken, klinkt dan ook steeds luider. Het ene bedrijf na de andere organisatie stapt af van de centrale raamwerken waaraan getoetst kan worden. Ze creëren per project teams van professionals die het vertrouwen krijgen om zelf het heft in handen te nemen; eigen initiatieven te ontplooien en zelfstandig knopen door te hakken. De effectiviteit en kwaliteit van hun activiteiten worden niet langer getoetst door de leidinggevende, maar aan de hand van de feedback van collega’s, opdrachtgevers en klanten. Zodra een project naar tevredenheid van alle betrokkenen is afgerond, zwermen de medewerkers weer uit naar een volgend projectteam. Deze vorm van decentralisatie draagt, zo blijkt uit de dagelijkse praktijk, in hoge mate bij aan de wendbaarheid van organisaties.

 Tips & tricks

Wil jij met je bedrijf ook VUCA-bestendig de toekomst in? Vanuit DIRECT Payrolling & Staffing geven we je graag nog een aantal handige tips & tricks mee:

• Ben helder over waar je naartoe wilt, maar flexibel in hoe je dan wil bereiken
• Benut alle innerlijke vaardigheden die je hebt en haal die ook bij collega’s naar boven. Doe dus waar je goed in bent en werk vanuit die kracht
• Zorg met een goed begrijpbare toekomstvisie bij iedereen binnen de organisatie voor helderheid en duidelijkheid
• Leer van eventuele fouten. Vallen en opstaan hoort bij ieder proces, maar zorg steeds voor snelle bijsturing en aanpassing
• Neem afscheid van je eventuele rol als ‘ouderwetse baas’ en toon nieuw leiderschap. Open- en eerlijkheid is belangrijker dan zelfpromotie. Breid je niet kennis niet uit om je macht te vergroten, maar vooral om met medewerkers te delen.