Payrolling – de voordelen en risico’s

Payrolling wordt de laatste jaren steeds populairder. Toch zijn er nog veel organisaties die niet weten of ze nu payrollkrachten of vaste werknemers in dienst moeten nemen. Met andere woorden: hoogste tijd om de voordelen en risico’s van payrolling eens helder in kaart te brengen. Redenen voor veel organisaties om voor payrolling te kiezen, zijn met name ontzorging en tijdsbesparing.

De personeelsadministratie van elke organisatie moet professioneel geregeld worden, maar blijkt vaak een ondergeschoven kindje. Een payrollonderneming is deskundig op het gebied van persoonsadministratie en regelgeving en neemt die administratie voor een groot deel van de werkgever over. Daardoor kan hij of zij zich optimaal bezighouden met zijn of haar core-business.

Flexibeler

Een ander voordeel is dat organisaties door payrolling een stuk flexibeler zijn. Ze kunnen gemakkelijker inspelen op veranderende marktomstandigheden en seizoensinvloeden. Ook ziekteverzuim en leegloop zijn doeltreffender op te vangen. Daarnaast weten werkgevers bij payrolling van tevoren altijd precies waar ze aan toe zijn en wat de kosten zijn. Door de overname van het juridische werkgeverschap, komen de werkgeversrisico’s tenslotte bij de payrollonderneming te liggen.

Goed opletten!

Toch moet de werkgever goed opletten voordat hij of zij met een payrollonderneming in zee gaat. Zo zijn er nog steeds payrollbedrijven actief die hun zaken niet goed op orde hebben. De juridisch werkgever is wettelijk eindverantwoordelijk voor het afdragen van belastingen en sociale verzekeringspremies. Wanneer een payrollonderneming daar om wat voor reden dan ook niet aan kan voldoen, kan de fiscus bij de opdrachtgever aankloppen om alsnog de verschuldigde bedragen te vorderen. Organisaties die met een payrollonderneming gaan samenwerken, moeten daarom altijd goed in de gaten houden of de financiële draagkracht van de payrollonderneming naar behoren is. Een WKA check (Wet Ketenaansprakelijkheid) is daarom aan te bevelen.

Certificeringen

Daarnaast is het aan te raden om na te gaan of de payrollonderneming NEN4400-1 gecertificeerd is en lid van een brancheorganisatie (ABU of NBBU). Alleen dan is de werkgever ervan verzekerd dat hij of zij zaken doet met een betrouwbare partij.

All-in of juist niet? 

Bovendien hanteren payrollbedrijven verschillende tarieven die niet altijd even transparant zijn. Het is daardoor soms niet duidelijk of een payrollonderneming een all-in tarief hanteert (inclusief bijvoorbeeld vakantiegeld, vakantiedagen en pensioen) of juist niet. Een payrollbedrijf met een lage omrekenfactor kan daardoor dus duurder zijn dan een payrollonderneming met op het eerste gezicht hoger tarief.

Mindere band

Tot slot nog een eventueel nadelig effect van payrolling: omdat de payrollkrachten bij het payrollbedrijf op de loonlijst staan, kan hun band met het bedrijf waar ze aan het werk zijn en hun collega’s in vaste dienst wat minder zijn. Dit geldt met name voor duurder en hoger opgeleid personeel.

De voordelen 

• Ontzorging en tijdsbesparing
• Directe vermindering van ondernemersrisico’s
• Adequaat inspelen op pieken en dalen in de markt
• Personeelsadministratie wordt gereduceerd tot één factuur
• Alleen betaling daadwerkelijk gewerkte uren

De risico’s van payrolling

• Offertes zijn niet altijd even transparant. Kijk goed naar welke zaken al dan niet inbegrepen zijn in de payrollofferte.
• Niet alle aanbieders van payrolldiensten zijn gecertificeerd. Vraag daarom een WKA check aan en informeer naar de certificeringen.
• De binding van een payrollmedewerker met de organisatie is soms minder sterk dan die van medewerkers in vaste dienst.