skip to Main Content
Zó Benader Je Jouw Klant Bij Openstaande Facturen

Zó benader je jouw klant bij openstaande facturen

Het ontvangen van de betaling voor jouw dienstverlening is de laatste stap in de ordercyclus. Uiteindelijk is dat natuurlijk waar jij het als ondernemer voor doet: een goede prestatie neerzetten waar jouw opdrachtgever blij van wordt. Maar wat als tijdige betaling van jouw facturen achterwege blijft?

Je wilt natuurlijk het liefst dat er altijd op tijd betaald wordt en jij niet achter je geld aan hoeft te zitten. Maar mocht dit onverhoopt niet het geval zijn dan ga je natuurlijk contact opnemen met jouw opdrachtgever. Het belangrijkste is dan om te achterhalen waarom er niet betaald wordt.   Misschien is er wel iets mis gegaan met jouw dienstverlening, waardoor een klant een klacht heeft of minder blij is met het resultaat. Het kan ook zijn dat jouw klant de factuur nog niet geboekt heeft of gewoon vergeten is te betalen. Of erger: je klant is niet in staat te betalen, omdat zijn financiële situatie dat niet toelaat. Hoe dan ook is het belangrijk om je klant te spreken en de oorzaak te achterhalen. Zie het dus als een belangrijk klantmoment om te peilen of jouw klant tevreden is en om samen te komen tot een oplossing. Hier volgen 4 belangrijke tips om het gesprek goed en effectief te laten verlopen:

1. Bel op een goed moment

Zorg dat je op een goed moment belt, wanneer je de meeste kans hebt om jouw klant te bereiken. Het beste tijdstip om te bellen is tijdens de zogeheten ‘gouden bel-uren’. Deze zijn tussen 09.30 en 11.30 uur of 13.30 en 15.30 uur. Tussen deze tijden is de kans groot dat jouw klant al is opgestart of nog niet aan het afronden is om naar huis te gaan.
In het geval van een openstaande factuur is het ook handig om op een maandag of dinsdag te bellen. De klant heeft dan nog de hele week de tijd om te betalen. Bovendien valt er dan geen weekend tussen, waarin jouw klant de betaling (weer) zou kunnen vergeten.

2. Breng je verhaal overtuigend

Zorg dat je zelfverzekerd de telefoon oppakt..  In veel gevallen is jouw klant zich er niet eens bewust van dat er nog niet is betaald, dus schroom niet om jouw klant hieraan te herinneren. Om deze reden is het ook van belang dat je netjes bent aan de telefoon en je jouw klant niet het gevoel geeft dat hij een wanbetaler is.
Bovendien is nabellen ook een vorm van professionaliteit. Het zou bij jouw klant vreemd overkomen als je hem voor het eerst herinnert aan een betaaltermijn die al een paar weken is verlopen. Door op tijd te bellen laat je blijken dat jij jouw zaken goed op orde hebt.

3. Maak duidelijke afspraken

Beëindig het gesprek altijd met een samenvatting waarin je de gemaakte afspraken duidelijk herhaalt. Een goede samenvatting bevat altijd de elementen, wie doet wat en wanneer.

Voorbeeld: “Voor de duidelijkheid wil ik ons gesprek nog  even samenvatten meneer Sleper. U maakt factuur 1 en 2  met een totaal bedrag van X morgen en factuur 3 en 4 per dd.mm.jj. aan ons over. Wij zien uw betaling graag tegemoet”.

Zodra je de telefoon hebt opgehangen en alles nog vers in je geheugen zit, maak je een aantekening van jullie gesprek. Hierin leg je de gemaakte afspraken tussen jou en je klant vast. Ook deze aantekening bevat weer de elementen wie doet wat en wanneer. Zorg dat hiervan ook een kopie per mail naar je klant wordt verstuurd. Zo voorkom je misverstanden. Bovendien bouw je zo een dossier op dat van pas kan komen als de betaling uitblijft.

4. Evalueer

Hoe vond je het gesprek zelf gaan? Wat ging er goed en wat zou je in het vervolg anders of beter doen? Een goede evaluatie helpt je om het de volgende keer nog beter te doen.

 

Wist je dat de professionals van DIRECT Payrolling ook het debiteurenbeheer van je kunnen overnemen? Wil je hier meer over weten, neem dan gerust contact met ons op.

 

x
Chat met één van onze medewerkers.
Back To Top